Selbst gehostet oder in der Cloud: Welche Art von CRM ist besser?

Die Cloud ist derzeit als der Ort zum Speichern von Daten und Ausführen von Apps in aller Munde. In der jüngsten Vergangenheit profitierten Cloud-Anbieter zweifellos von diesem Boom – nicht zuletzt durch die vielen Arbeitskräfte im Homeoffice. Aber ist die Cloud auch die richtige Wahl, wenn es um Ihre Customer-Relationship-Management-Software geht? Für manche Unternehmen ist die Cloud die einzige Option, während andere sich nur schwer davon überzeugen lassen, dass lokal installierte Lösungen nicht in jedem Fall die beste Wahl sind. Aber wie sieht die Realität aus? Halten sich diese beiden Arten von CRM die Waage? Und müssen wir uns zwangsweise für eine davon entscheiden oder gibt es noch eine dritte Alternative?

Selbst gehostet oder in der Cloud?

Der offensichtlichste Unterschied zwischen einer lokal installierten und einer cloudbasierten Lösung liegt im Speicherort der Daten und der Software. Bei einem selbst gehosteten System brauchen Sie an Ihrem Firmenstandort Server und/oder es ist eine Installation auf lokalen PCs oder Laptops erforderlich, während bei einer Cloud-Lösung Daten und CRM-Software auf Remote-Servern gespeichert werden. Der Zugriff erfolgt über das Internet.

Vorteile der Cloud

1. Geringere Infrastrukturkosten: Einer der Hauptvorteile von cloudbasierter Software ist, dass kein anfänglicher Kapitalaufwand für den Kauf oder die Installation von Hardware nötig ist. Sie müssen sich weder um Ressourcen noch um die Softwarewartung kümmern.
2. Mühelose Wartung: Da die Software in der Cloud gehostet wird, kümmert sich Ihr Provider um sämtliche technischen Details und Updates. Sie müssen nichts tun.
3. Skalierbarkeit: Cloud-Services sind skalierbar, wodurch sie sich viel leichter an geschäftliche Veränderungen anpassen lassen. Eine Vergrößerung (oder Verkleinerung) Ihrer Speicherkapazität erfordert lediglich eine Aboänderung. Sie ersparen sich die hohen Kosten zusätzlicher Server.
4. Höhere Produktivität und universelle Verfügbarkeit von Daten: Die Cloud macht die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen schneller und einfacher, was Prozesse und Workflows optimiert. Alle Beteiligten haben von jedem Ort aus Zugriff auf die neuesten Daten, da diese kontinuierlich in Echtzeit aktualisiert werden. Versionskonflikte gehören der Vergangenheit an. Bei lokal installierter Software können Konflikte sehr wohl ein Problem darstellen, wenn nach einer Änderung verschiedene Versionen im Team kursieren.

Aber ist die Cloud die ideale Lösung für alle? Einige Überlegungen:

1. Sicherheit: In der Liste der Bedenken von Cloud-Kritikern steht die Sicherheit meist ganz oben – obwohl die Cloud häufig sicherer ist als viele private Rechenzentren. Ein guter Cloud-Provider sorgt mit entsprechenden Maßnahmen dafür, dass Ihre Daten sowohl geschützt als auch jederzeit zugänglich sind, und erstellt regelmäßig Backups.
2. Systemausfälle: Bei den großen Cloud-Anbietern kommen Ausfälle zwar selten vor, aber Unternehmen, für die eine Störung katastrophale Folgen haben würde, machen sich trotzdem zu Recht darüber Sorgen.
3. Kontrolle: Lokal installierte Lösungen können zwar auch von Sicherheitsproblemen und Ausfällen betroffen sein, aber bei einer Cloud-Software sind Sie einem Drittanbieter „ausgeliefert“. Wie sehr Sie besorgt sein sollten, hängt zum Teil vom Vertrauen ab, das Sie in Ihren Cloud-Provider haben. Dazu kommt, dass manche Unternehmen selbst bestimmen möchten, wann ihre Software aktualisiert wird. Bei einer On-Premise-Lösung haben Sie die Kontrolle über den Update- und Upgrade-Zeitpunkt.
4. Wiederherstellbarkeit von Daten: In der Cloud sind Daten oft in proprietären Formaten gespeichert. Für die Wiederherstellung müssen Sie unter Umständen eine kostenpflichtige Serviceanfrage abschicken.
5. Behördliche Auflagen: Abhängig von Ihrer Branche unterliegt Ihr Unternehmen womöglich behördlichen Auflagen und internationalen Gesetzen, die beschränken, welche Daten außerhalb Ihres Landes gespeichert werden dürfen. Das Gesundheitswesen und Finanzdienstleistungen sind zwei gute Beispiele für sensible Sektoren, in denen die lokale Speicherung einer Cloud-Lösung vorzuziehen sein könnte.
6. Datenspeicherort: Das ist eine der häufigsten Fragen, wenn es um Public Clouds geht. Es ist oft schwierig, den genauen Speicherort der eigenen Daten zu ermitteln.
7. Probleme mit der Datenintegration: Schwierigkeiten bei der Integration in vorhandene Geschäftsprozesse könnten ein weiterer Grund sein, nicht in die Cloud zu wechseln. Individuell angepasste Datenbanken mit Kundendaten sind beispielsweise nicht immer so gut in der Cloud aufgehoben.

Kann ich das Beste beider Welten kombinieren?

Die Quadratur des Kreises ist möglich: Sie können sich die Vorteile beider Welten zunutze machen. Viele Unternehmen entscheiden sich heutzutage für eine Hybridstrategie, die lokale Soft- und Hardware mit Public- oder Private-Cloud-Diensten vereint.

Beim Hybridmodell kombinieren Unternehmen die am besten für sie geeigneten Technologien – wie auch immer diese geartet sind. Im Falle von Sicherheitsbedenken (ob real oder wahrgenommen) können Sie beispielsweise bei einer lokal installierten Lösung bleiben, aber um Kosten zu sparen oder externen Teammitgliedern Zugang zu Kundendaten zu gewähren, ein cloudbasiertes CRM-System nutzen.

Eine Hybridlösung – im Gegensatz zu einer Alles-oder-nichts-Lösung – kann eine gute Wahl für Unternehmen sein, die dem Thema Cloud eher skeptisch gegenüberstehen. Die Nutzung bestehender Apps für bestehende Kundschaft und cloudbasierter Tools für neue kann eine kostengünstige Strategie sein, um mit minimalem Risiko von beiden Lösungen zu profitieren. Und da Cloud-Lösungen keine lange Vertragsbindung erfordern, fallen während des Probelaufs keine hohen und/oder unnötigen Kosten an.

Sollten Sie Ihr CRM in die Cloud verlagern?

Die pragmatischste Herangehensweise ist also möglicherweise kein Entweder-oder, sondern eine Kombination aus On-Premise- und Cloud-Lösung. Welche Ansprüche stellen Sie bezüglich Leistung und Bedienkomfort, und was funktioniert am besten für Sie? Gut möglich, dass es eine Hybridlösung ist. Für welche Lösung Sie sich entscheiden, hängt von der Art der zu speichernden Daten und der allgemeinen Cloud-Strategie Ihres Unternehmens ab.

Act! Premium

Mit unübertroffener Flexibilität und Wahlfreiheit passt sich Act! Premium genau an Ihre individuellen Arbeitsweisen an – egal, ob Sie eine selbst gehostete oder eine cloudbasierte Lösung bevorzugen. Unsere Cloud-Variante bietet Ihnen:

1. Sofortigen Online-Zugriff auf Act! Premium

Umfangreiche Informationen zu Ihren Kontakten, Terminen und Verkaufschancen sowie E-Marketing-Daten sind von Ihrem Computer, Tablet oder Mobilgerät aus sofort online zugänglich, sodass Sie auf der Stelle damit arbeiten können. Sie können wahlweise online arbeiten und Ihre Daten in Echtzeit aus Act! abrufen, oder offline mit der Möglichkeit, die Änderungen beim nächsten Zugriff zu synchronisieren.

2. Praktische Hilfestellung für ein sicheres Gefühl

Von der anfänglichen Einrichtung und Schulung über die laufende Softwareverwaltung bis hin zum Support – wir kümmern uns um alle technischen Details für Sie.

3. Automatische Upgrades – kein Download und keine Installation erforderlich

Lehnen Sie sich entspannt zurück und überlassen Sie uns den Rest. Upgrades, neue Funktionen und Kompatibilitätsupdates werden automatisch für Sie bereitgestellt. Noch dazu können Sie im Rahmen Ihres Abos kostenlos auf unser Online-Hilfeportal zugreifen und unser sachkundiges technisches Supportteam um Hilfe bitten, wenn Sie eine Frage haben.

4. Eine moderne und sichere Plattform mit unübertroffener Flexibilität

Da Act! von Amazon Web Services gehostet wird, profitieren Sie in puncto Sicherheit, Leistung und Zuverlässigkeit von einer SOC-3-konformen Best-in-Class-Lösung. Die nächtlichen Backups und die Wiederherstellung schützen Sie zudem vor Datenverlusten und korrupten Daten.

5. Eine von uns gehostete Lösung – kein IT-Aufwand für Sie

Wir kümmern uns um das Hosting, sodass Sie sich auf das Allerwichtigste konzentrieren können: Ihr Geschäft.

Wenn Sie die Sicherheit und Kontrolle einer On-Premise-Lösung bevorzugen, bei der Sie selbst über den Installationszeitpunkt von Updates und Upgrades entscheiden, dann ist unsere Desktoplösung die ideale Wahl. Wenn Sie den Komfort und das beruhigende Gefühl einer cloudbasierten Lösung bevorzugen, bei der wir uns um alle technischen Details kümmern und nächtliche Backups durchführen, dann ist unser cloudbasierter Dienst die richtige Lösung für Sie.

Testen Sie Act! jetzt 14 Tage kostenlos.