Ist mein CRM-System DSGVO-konform?
Nach Inkrafttreten der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) fragen sich viele Unternehmen nun, ob ihre Software DSGVO-konform ist. Ihr Software-Anbieter wird Ihnen wahrscheinlich sagen, dass bei der Einhaltung der Datenschutzrichtlinien die unternehmensinternen Prozesse hauptsächlich eine Rolle spielen und weniger die genutzten Systeme. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen einen systematischen Ansatz zur Einhaltung der DSGVO verfolgen und ihre Prozesse und Richtlinien kontinuierlich prüfen und aktualisieren.
Wie kann CRM-Software Sie bei der Umsetzung der DSGVO unterstützen?
Wenn die Prozesse zur Einhaltung der DSGVO in Ihrem Unternehmen definiert sind, ist ein CRM-System ein äußerst wertvolles Instrument zur Unterstützung Ihrer Datenschutzbemühungen. Die meisten CRM-Systeme besitzen viele Funktionen, mit denen Sie Prozesse erstellen können, die im Einklang mit der DSGVO sind. Hier sind einige Beispiele in Bezug auf die Kernbereiche der DSGVO:
- Personenbezogene Daten: Viele Daten zu natürlichen Personen, die Sie im CRM-System erfassen, sind gemäß DSGVO höchstwahrscheinlich „personenbezogene Daten“. Daher ist es zwingend erforderlich, dass die Erstellung, Aufbewahrung, Verwaltung und Nutzung dieser Daten der Verordnung entsprechen. Die Daten müssen nicht nur sicher aufbewahrt werden, sie dürfen auch nur so lange gespeichert werden, wie es für Ihre Zwecke erforderlich ist. CRM-Systeme können Sie bei diesen Aufgaben unterstützen.
- Zustimmung: CRM-Systeme erleichtern das Verwalten von Opt-ins. Sie haben z. B. eine Option zum Abbestellen von Kampagnen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder erstellen, um differenzierte Optionen zum Opt-in anzubieten. Suchen und Listen eignen sich ebenfalls gut zum Bearbeiten von Kontakten, die Marketing-E-Mails abbestellt haben.
- Recht auf Vergessenwerden: In den meisten CRM-Systemen ist das Löschen von Kontaktdatensätzen problemlos möglich. Dabei werden alle Einträge und dem Datensatz zugeordnete Daten gelöscht. Der Löschvorgang wird in einem Bereich aufgezeichnet, der alle Aktionen von Nutzern des Systems speichert, z. B. wer die Daten gelöscht hat, einschließlich Datum, Uhrzeit und Name des Kontakts.
Act! und Datenschutz
Datensicherheit und Datenschutz haben bei Act! oberste Priorität. Unser Ziel ist es, unsere Kunden bei der Einhaltung der DSGVO zu unterstützen. Unsere Act! CRM-Lösungen sind höchst flexibel und bieten eine Vielzahl an Funktionen, die Nutzer dabei unterstützen, ihre Prozesse rund um die Datensicherheit und den Datenschutz im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung zu verwalten. Darüber hinaus sind unsere Cloud-Lösungen SOC 2 zertifiziert. Dies bedeutet, unsere Lösungen wurden einer strengen Prüfung unterzogen, die von einer unabhängigen Behörde durchgeführte wurde und unsere Verpflichtung gegenüber des Datenschutzes demonstriert.
