Sie bieten wissensintensive Dienstleistungen an? Egal, ob Sie Ihr Professional-Services-Unternehmen gerade erst gegründet haben oder es weiter ausbauen wollen, Sie sind wahrscheinlich mit einer ganzen Reihe von Herausforderungen konfrontiert.
Zunächst einmal müssen wachsende Unternehmen kompetente Arbeitskräfte finden, die gut im Aufbau von Kundenbeziehungen sind.
In einer kürzlich durchgeführten Umfrage unter Entscheidungstragenden im Professional-Services-Sektor gaben 96 Prozent der Befragten an, es würde ihnen schwerfallen, Rollen und Kompetenzen für zukünftige Projekte abzuschätzen. Weitere 61,5 Prozent mussten in den letzten zwölf Monaten Projekte aufgrund mangelnder Ressourcen ablehnen.
Darüber hinaus können komplexe Fristen und lange Abrechnungszyklen zu Problemen mit dem Cashflow führen. Disruptive Technologien und die Umstellung auf hybride Arbeitsmodelle stellen weitere Herausforderungen für hochspezialisierte Dienstleister dar.
Wie können Sie angesichts dieser Schwierigkeiten also die Weichen auf Erfolg stellen? Entscheidend ist, dass Sie immer gut organisiert sind.
Organisiertes Arbeiten bringt zahlreiche Vorteile
Angenommen, Sie leiten eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die Großunternehmen betreut. Wenn es sich bei Ihrer Firma um ein junges kleines oder mittelständisches Unternehmen handelt, erfassen Sie Kundendaten möglicherweise in einer Excel-Datei. Ihr Projektmanagementteam sucht in dieser Tabelle dann nach den gewünschten Informationen, um zeitnah bei einem Kunden nachfassen zu können.
Bei einem kleinen Team, in dem jedes Mitglied nur einen Kunden betreut, kann das gut funktionieren.
Wenn Ihr Unternehmen allerdings wächst und mehr Kunden gewinnt, muss jedes Teammitglied an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten und erstellt vielleicht separate Spreadsheets für seine Kunden.
Bevor Sie sich versehen, müssen Sie mehrere Dateien durchgehen, um den aktuellen Stand eines Projekts zu ermitteln oder zu sehen, ob Aktualisierungen notwendig sind oder Rechnungen verschickt werden müssen. Das ist verwirrend, beeinträchtigt die Produktivität Ihrer Angestellten und kann zu Burnout führen. Und Ihre Kundenbeziehungen leiden darunter.
Durch das Organisieren und Strukturieren Ihrer Geschäftsdaten und -prozesse bringen Sie System in das Chaos, das in so manchem Professional-Services-Unternehmen vorherrscht. Das ist besonders wichtig, wenn Ihre Teammitglieder – wie heutzutage gang und gäbe – an verschiedenen Standorten oder im Homeoffice tätig sind.
Wenn Ihre Beschäftigten auf der Suche nach Kundendaten nicht unzählige Dateien und Spreadsheets durchforsten müssen, haben sie stattdessen Zeit, sich um die Festigung der Kundenbeziehungen zu kümmern. Dadurch wird auch das Lead-Nurturing effizienter, da keine aktiven Leads übersehen werden und das Interesse verlieren, weil Sie nicht bei ihnen nachfassen. So können Sie den ROI aus Ihren Marketingkampagnen maximieren.
Durch eine bessere Struktur profitieren Sie aber nicht nur von einer höheren Konversionsrate und Kundenbindung, sondern sind auch in der Lage, Informationen aus verschiedenen Prozessen zusammenzuführen und zu verwerten. Die verfügbaren Daten und anderen Kennzahlen lassen sich analysieren, um klügere Entscheidungen bezüglich der Budget- und Ressourcenzuweisung zu treffen.
Besser organisiert zu sein bringt außerdem noch weitere Vorteile:
- bessere Stimmung und Wohlergehen im Team
- höhere Produktivität
- zeitnahe Abrechnung und effektives Finanzmanagement
- Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen
Letzten Endes helfen gut organisierte Geschäftsprozesse Ihrem Team, sich neuen Herausforderungen zu stellen und eine hohe Kundenzufriedenheit aufrechtzuerhalten, wenn Ihr Unternehmen wächst.
So organisieren Sie Ihr Professional-Services-Unternehmen besser
Wenn Sie mehr Struktur und Ordnung in Ihr Professional-Services-Unternehmen bringen wollen, müssen Sie mehr tun, als nur sämtliche Geschäftsdaten in einem einzigen Spreadsheet zusammenzufassen. Es geht darum, ein System zur Standardisierung und Optimierung wichtiger Aufgaben zu entwickeln.
Hier einige Vorschläge für Ihr Unternehmen:
Überlegen, was organisiert werden soll
Ihr ganzes Unternehmen umzukrempeln kann zu Verwirrung führen und letzten Endes kontraproduktiv sein. Analysieren Sie stattdessen Ihre vorhandenen Prozesse und identifizieren Sie jene mit dem größten Optimierungsbedarf.
Wenn Sie dabei feststellen, dass dem Vertriebsteam ein gutes System für das Lead-Tracking und -Nurturing fehlt, sollten Sie zuerst Ihre Sales Pipeline organisieren. Wenn Sie allerdings Cashflow-Probleme haben, obwohl neue Kunden an Bord geholt werden, sollten Sie den Abrechnungsprozess standardisieren. Ein hybrides Team kann indes von gut definierten Projektmanagement-Workflows profitieren.
Tools ineinander integrieren
Denken Sie über Spreadsheets hinaus und stellen Sie ein ganzes Paket an Lösungen zusammen, um die im ersten Schritt identifizierten Prozesse zu vereinfachen und zu optimieren.
Zunächst einmal brauchen spezialisierte Dienstleister eine CRM-Plattform zum Verwalten ihrer Kundendaten. CRM ist kurz für Customer-Relationship-Management, also die Verwaltung von Kundenbeziehungen. Mit einer CRM-Lösung wie Act! CRM kann Ihr Vertriebsteam mit nur wenigen Klicks auf sämtliche Details zu einem Lead zugreifen. Es sieht, wo in der Pipeline sich ein Lead befindet, und kann Strategien entwickeln, um ihn einem Kauf näherzubringen.
Parallel dazu können Sie Marketing-Automation-Tools verwenden, um Drip-E-Mail-Kampagnen auf die Beine zu stellen. Dabei versenden Sie abhängig von der Aktivität einer Person personalisierte und zeitnahe Follow-up-E-Mails, die die Kundenkommunikation optimieren.
Wenn Ihr Team auch freiberufliche oder Teilzeitkräfte umfasst, können Sie die abrechenbaren Stunden mit einer Zeiterfassungssoftware im Blick behalten.
Hier einige weitere praktische Tools für Ihr Unternehmen:
- Projektmanagementsoftware
- Buchhaltungslösungen
- Cloud-Speicher
- Tools für das Social-Media-Management
- Kommunikationslösungen
Beim Aufbau Ihres Tech-Stacks sollten Sie miteinander kompatible Tools wählen, um einen reibungslosen Datenfluss zu ermöglichen.
Klare Prozesse definieren
Ein Tool ist immer nur so gut wie der Prozess, für den es eingesetzt wird. Eine Abrechnungssoftware allein ist beispielsweise kein Wundermittel, um die Rechnungsstellung zu vereinfachen und Cashflow-Probleme zu beheben. Vielmehr brauchen Sie einen Workflow, der festlegt, wann ein Projekt nach seinem Abschluss fakturiert werden soll und wann Zahlungserinnerungen versendet werden sollen.
Ihr standardmäßiger Abrechnungsprozess kann in etwa so aussehen:
- Sie senden die Rechnung innerhalb einer Stunde nach Projektende per E-Mail.
- Sie senden die erste Zahlungserinnerung fünf Tage nach dem Versand der Rechnung.
- Sie fassen eine Woche später mit einer zweiten Zahlungserinnerung nach.
… und so weiter.
Mit einem klar definierten Workflow wissen die Mitglieder Ihres Projektmanagement- und Ihrer anderen Teams immer, welche Schritte sie ausführen müssen. Auf diese Weise erkennen Sie auch, welche Schritte sich automatisieren lassen. In unserem Beispiel könnten Sie automatisierte Zahlungserinnerungen einrichten, sodass Ihr Team mehr Zeit für neue Projekte gewinnt.
Delegieren, delegieren
Die richtigen Teammitglieder mit den richtigen Aufgaben zu betrauen hilft Ihnen, Ihre Geschäftsabläufe zu strukturieren und produktiver zu arbeiten. Wenn Sie ein neues Projekt starten, sollten Sie sicherstellen, dass alle über ihre Rollen und Pflichten im Bilde sind. Sie können ein Projektmanagementtool verwenden, um Aufgaben verschiedenen Teammitgliedern zuzuweisen und die Fortschritte im Blick zu behalten.
Mehr Struktur für Ihr Professional-Services-Unternehmen – mit Act!
Egal, ob Sie die Mitarbeitererfahrung verbessern oder die Entscheidungsfindung optimieren wollen – gut organisiert zu sein ist der Schlüssel zum Erfolg. Es schafft ein gesundes Arbeitsumfeld, in der alle Angestellten ihre Zeit effizient nutzen und die richtigen Aufgaben priorisieren können, und ist gleichzeitig die beste Voraussetzung für Ihr Unternehmen, um ein erstklassiges Kundenerlebnis zu bieten und das Wachstum anzukurbeln.
Mit Act! CRM können Sie eine Single Source of Truth für Ihre Kundendaten schaffen und automatisierte Workflows für Ihren Vertrieb einrichten. Machen Sie jetzt einen kostenlosen Test und finden Sie heraus, wie Act! sich in Ihr Dienstleistungsunternehmen einfügt.
