In unserem heutigen Beitrag aus der Serie „Wie Sie Ihr Kleinunternehmen erfolgreich vermarkten“ widmen wir uns dem Thema Teamwork und Zusammenarbeit. Denn wenn Teammitglieder und Partner Ihres Unternehmens effektiv zusammenarbeiten, werden Prozesse und Ziele besser aufeinander abgestimmt – was Ihr Unternehmen zu einer höheren Erfolgsquote beim Erreichen der Ziele führt.
Es gibt bestimmte Collaboration-Software, die das gemeinsame Arbeiten bei übergreifenden Projekten einfacher und schneller macht. Diese Art von Software ermöglicht die Kommunikation in Echtzeit und reduziert dadurch Engpässe bei Feedback- und Freigabeprozessen. Die drei Kernbereiche von Collaboration-Tools lassen sich in die Kategorien Kommunikation, Projekt- & Aufgabenmanagement sowie Dateifreigabe & -verwaltung unterteilen.
Wozu braucht man Collaboration-Tools?
Kennen Sie das: Sie erhalten zu viele E-Mails. Sie haben das Gefühl, dass Sie Ihre Zeit in zu vielen Meetings verschwenden. Sie wissen nicht so recht, wie es mit den Projekten Ihres Teams weitergehen soll. Sie können nicht wirklich nachvollziehen, welche Aufgaben Priorität haben.
Gerade in Zeiten von Corona bringt das vernetzte Arbeiten von zu Hause einen Lichtblick und viele Chancen mit sich, die oben genannte Problemstellungen beheben können. Denn auf Basis der Online-Zusammenarbeit können wir uns mithilfe von gezielt für diese Zwecke entwickelter Software miteinander verbinden und austauschen.
Der Arbeitsplatz von heute ist virtuell
Die Online-Zusammenarbeit hat sich mittlerweile zu einem festen Bestandteil des modernen Arbeitsplatzes entwickelt. Gerade kleine Unternehmen werden immer mehr von der kostengünstigen Technologie angezogen, die es Mitarbeitern ermöglicht, überall und jederzeit zusammenzuarbeiten. Alles, was sie brauchen, ist eine Internetverbindung.
Global Workplace Analytics geht für 2021 davon aus, dass weltweit 20 bis 30 % der Belegschaft remote bzw. im Homeoffice arbeiten wird. Das Becker Friedman Institute for Economics an der University of Chicago befragte insgesamt 10.000 Arbeitnehmer zum Thema und 30 % der Befragten gaben an, sie seien der Meinung, dass sie bei der Arbeit von zu Hause aus produktiver seien als bei der Arbeit im Büro.
Weitere Statistiken zum virtuellen Arbeitsplatz zu Hause:
- Mitarbeiter, die von zu Hause arbeiten, sparen im Durchschnitt 40 Minuten täglich an Zeit, da sie nicht mehr pendeln müssen.
- Seit 2020 finden 50 % mehr Meetings per Videokonferenz statt als vor der Coronakrise.
- Während der Coronakrise arbeiten fast 70 % der Vollzeitbeschäftigten von zu Hause aus.
- Nach Corona gehen 92 % der Befragten davon aus, mindestens 1 Tag pro Woche von zu Hause aus zu arbeiten, und 80 % erwarten, mindestens 3 Tage pro Woche von zu Hause aus zu arbeiten.
Die Vor- und Nachteile des Arbeitens von zu Hause
Produktivität: Die Online-Zusammenarbeit gibt Teammitgliedern die Werkzeuge an die Hand, die sie benötigen, um von jedem Ort aus mit anderen zusammenzuarbeiten. Dadurch können die Mitarbeiter dann produktiv sein, wenn es ihnen am besten passt. Wichtig ist, dass Sie Aufgabenlisten und Teamtagebücher verwenden, um Aufgaben zuzuweisen. Tipp: Legen Sie Grundregeln dafür fest, wann Kollegen online sein müssen – und wann nicht.
Effizienz: Mitarbeiter verbringen viel Zeit mit der Suche nach Informationen und/oder dem Schreiben von E-Mails. Richtig eingesetzt, kann ein Collaboration-Tool viele dieser überflüssigen E-Mails eliminieren. Da sich die gesamte Kommunikation und Datenverwaltung auf einer sicheren Online-Plattform befindet, ist es für die Teammitglieder einfach, sich einzuloggen und die Informationen zu finden, die sie für ihre Arbeit benötigen.
Wichtige Dokumente wie z. B. Geschäftspräsentationen oder Angebote für einen potenziellen Kunden sind zentral abgelegt und jeder, der eine Berechtigung hat, hat Zugriff auf die aktuellste Version dieser Daten. Wenn ein Teammitglied in den Urlaub fährt oder das Unternehmen verlässt, müssen Sie sich keine Sorgen mehr machen, dass Projektdaten verloren gehen.
Kosten: Online-Zusammenarbeit ist im Vergleich zu traditionellen Methoden sehr kosteneffizient und für jede Unternehmensgröße erschwinglich. Viele Softwareanbieter bieten einen anpassungsfähigen „Pay-as-you-go“-Lizenzvertrag, der sicherstellt, dass Sie nur für die exakte Anzahl an Benutzern zahlen, die Sie benötigen. Da die Online-Zusammenarbeit es den Mitarbeitern ermöglicht, von zu Hause oder anderen Orten aus zu arbeiten, können Sie außerdem Bürokosten für Geräte, Strom, Miete etc. einsparen.
Zielgruppe: Mit der richtigen Software können Sie weit über die Mitarbeiter innerhalb Ihres Unternehmens hinaus agieren und eine engere Zusammenarbeit mit z. B. Ihren wichtigsten Kunden, Partnern und Lieferanten etablieren. Da es kostengünstig und einfach ist, eine Person in Ihr Tool einzubinden, fördern die Sie Vielfalt Ihrer Zusammenarbeit, was zu mehr Gestaltungsfreiraum und dem Aufbau intensiverer Beziehungen führt.
Datenschutz: Professionelle Collaboration-Plattformen haben zahlreiche Einstellungen, die die Daten der Nutzer schützen. Durch Verschlüsselungen, Passwortschutz, zweistufige Authentifizierungsverfahren und Firewalls können die Benutzer sicher sein, dass ihre sensiblen Daten geschützt sind. Da Collaboration-Tools meist einem Cloud-basierten Server zugrunde liegen, sollte Ihr Anbieter in der Lage sein, auf Nachfrage einen Nachweis über seine Sicherheitsrichtlinien zu erbringen.
Welche Software passt zu Ihrem Kleinunternehmen?
Da jedes Unternehmen anders ist, kann das, was für ein Unternehmen die idealen Funktionen für die Zusammenarbeit sind, für ein anderes Unternehmen völlig unpassend sein. Daher stellen wir Ihnen im Folgenden einige der besten Collaboration-Tools für kleine Unternehmen vor:
Google Workspace ist ein E-Mail-, Messaging- und Content-Sharing-Dienst für kleine und mittelständische Unternehmen sowie für Konzerne. Die Software bietet webbasierte E-Mail- und Arbeitsplatzkommunikation sowie die gemeinsame Nutzung von Dokumenten in Echtzeit. Neben anderen Google-Diensten umfasst Google Workspace auch Gmail, Kalender und Collaboration-Apps wie Meet, Chat, Drive, Docs, Tabellen, Präsentationen, Formulare und Sites. Die Benutzeroberfläche ist nicht nur äußerst intuitiv und benutzerfreundlich, sondern bietet auch Preisoptionen, mit denen die meisten Budgets für Kleinunternehmen eingehalten werden können.
Microsoft Office 365 ist eine Plattform, die viele Unternehmen oft schon nutzen. Die cloudbasierte Lösung bietet alle Funktionen, die Teams benötigen, um von überall an denselben Dokumenten zusammenzuarbeiten, sei es das Schreiben von E-Mails in Outlook, die Nachverfolgung von Finanzdaten in einer Excel-Tabelle, das Erstellen einer Präsentation in PowerPoint oder das Verfassen von Geschäftsbriefen in Word. Außerdem ist Microsoft Teams mit einigen Office 365-Paketen gebündelt, um beispielsweise auch Videogespräche zu ermöglichen.
Slack hat sich auf der ganzen Welt zu einem beliebten Tool für die Teamkommunikation entwickelt. Es bietet eine mit Skype vergleichbare Funktion für Instant-Messaging und Videokonferenzen, die über mobile und Desktop-Geräte hinweg verwendet werden kann. Im Gegensatz zu Google Workspace und Office 365 bietet Slack keine Cloud-Speicherdienste, aber Benutzer können Dateien mit Teamkollegen in Slack teilen. Cloud-Dienste wie Google Drive oder Dropbox lassen sich in Slack ganz einfach integrieren.
Act! CRM ist ein All-in-one-Tool für Kundenmanagement und Marketing-Automatisierung, mit dem Teams Kontakte, Aktivitäten und Kalender von einem Ort aus erfassen und verwalten können. Die CRM-Software nutzt integrierte, intuitive Marketingfunktionen wie Plug-and-Play-E-Mail-Vorlagen und -Kampagnen, es organisiert Interessenten- und Kundenkontakte, vereinfacht und automatisiert die täglichen Aufgaben eines Teams und ermöglicht es Anwendern, gezielte Werbeaktionen und personalisierte Folgekommunikation zu erstellen. Act! CRM ist mobil und skalierbar, sodass es auch von unterwegs genutzt werden kann und sich mit dem Wachstum des Unternehmens entwickelt.
Freedcamp: Mit dieser kostenlosen Anwendung können mehrere Projekte gleichzeitig verwaltet werden. Auch die Zusammenarbeit wird für unterschiedliche Projekte zur gleichen Zeit unterstützt. Zu den Funktionen von Freedcamp zählen unter anderem Zeiterfassung, Deadlines, gemeinsame Aufgabenverwaltung, Filesharing und ein ausgereiftes Kommunikationssystem. Backups sind allerdings kostenpflichtig.
Bitrix24 bietet eine Vielzahl an Collaboration-Features wie beispielsweise Team-Chat, Videokonferenzen, Kalenderfunktionen, Filesharing, Gantt-Charts, Zeiterfassung, Aufgabenverwaltung und Personal-Management. Die Software lässt sich sowohl in der Cloud nutzen als auch selbst hosten und unterstützt die Integration von Gmail, GMX, Web.de, Microsoft Exchange Server und anderen Diensten. Die kostenlose Version erlaubt bis zu zwölf Nutzer, beliebig viele Projekte, Aufgaben und Unteraufgaben. Fünf Gigabyte Cloud-Speicher für Dokumente sind ebenfalls enthalten.
Fazit: Die Vorteile für Ihre spezifischen Bedürfnisse nutzen
Es liegt auf der Hand, dass Sie die Produktivität Ihres Teams und damit den Erfolg Ihres Unternehmens mithilfe einer Collaboration-Software steigern können. Doch jedes Unternehmen ist anders.
Machen Sie sich schlau und nutzen Sie die Möglichkeit, die die meisten Dienstleister anbieten, und testen Sie die verschiedenen Tools zwei Wochen lang, ohne dafür zahlen zu müssen. Auf diese Weise können Sie sich einen besseren Eindruck verschaffen und eine fundierte Entscheidung treffen, welches Tool das richtige für Ihr Unternehmen ist.
