Kleinere Unternehmen und Startups verwenden oft Spreadsheets für die Datenverwaltung, da Tabellenkalkulationsprogramme wie Google Sheets oder Microsoft Excel häufig kostenlos verfügbar sind und viele von uns sich damit auskennen.
Ist es allerdings möglich, eine Excel-Tabelle für das Customer-Relationship-Management zu verwenden? In Tabellenkalkulationen lassen sich Kundendaten zwar gut organisieren, aber sie weisen einige Einschränkungen auf, wenn Sie Tausende (oder auch Hunderte) Kundinnen und Kunden haben.
In diesem Artikel vergleichen wir CRM-Systeme mit Spreadsheets und besprechen, warum Sie eine CRM-Lösung ausprobieren sollten.
Sind Spreadsheets hilfreich für Marketing, Vertrieb und Kundenservice?
Wenn Sie nach einem kostengünstigen und einfach zu verwendenden Tool suchen, um grundlegende Kundendaten zu erfassen, dann sind Spreadsheets eine gute Wahl.
Um sich auf die richtigen Tabellendaten zu konzentrieren, können Sie Filter auf verschiedene Spalten anwenden und z. B. nur Kundschaft aus einer bestimmten Region anzeigen. Der Kundenstamm lässt sich außerdem anhand des Akquisitionskanals sortieren, sodass Sie einen besseren Einblick in Ihre Marketingleistung erhalten.
Auch einfache Analysen sind möglich, da Sie die auszuwertenden Daten in Ihrem Arbeitsblatt sortieren und verschiedene Formeln darauf anwenden können. Und es stehen Ihnen einige Optionen zur Visualisierung dieser Daten zur Verfügung, darunter Balken-, Kreis- und andere Diagramme.
Wenn Sie nur ein kleines Kundensupport- und Vertriebsteam beschäftigen, reicht eine einfache Kalkulationstabelle, um Ihre Kundendaten zu verwalten. Kann eine Excel-Tabelle allerdings ein vollwertiges CRM-System ersetzen?
Nicht wirklich.
Die Nachteile von Spreadsheets
Zunächst einmal müssen Sie in Tabellen viele Daten manuell eingeben, was zeitaufwendig ist und fehleranfällig sein kann. Wenn Ihre Support- und Vertriebsteams Zeit in das Aktualisieren von Kundendaten investieren, können sie sich nicht auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren: Kundenbeziehungen aufzubauen und zu vertiefen.
In Arbeitsblättern kann es außerdem schwierig sein, die gesuchten Informationen zu finden. Vielleicht müssen Sie sich durch unzählige Zeilen scrollen, um die bisherigen Kontakte einer Person mit Ihrem Kundenservice zu sehen. Um Aufschluss über frühere Konversationen zu erhalten, müssen Sie zahlreiche E-Mails, Anrufaufzeichnungen und andere Kundeninteraktionen durchgehen.
Spreadsheets verfügen zudem nicht über integrierte Projektmanagementfunktionen. Sie können Kommentare hinterlassen, um das Vertriebsteam zu bitten, zu einem bestimmten Zeitpunkt bei einem Lead nachzufassen, aber es gibt keine Möglichkeit, automatisierte Erinnerungen für diese wichtigen oder sich wiederholenden Aufgaben zu konfigurieren. Wenn Sie wissen wollen, ob eine bestimmte Aufgabe erledigt wurde, müssen Sie aktiv beim Vertriebsteam nachfragen.
Dazu kommt, dass Tabellenkalkulationen kein Lead-Scoring ermöglichen. Das heißt, Leads lassen sich nicht anhand ihres Interesses an einem Kauf einstufen. Sie können auch keine Dateien wie Demovideos und Präsentationen speichern, die bei einem Meeting von Nutzen sein könnten. Wenn Ihr Unternehmen wächst, ist es nur eine Frage der Zeit, bis Ihnen Verkaufschancen durch mangelndes Lead-Nurturing entgehen.
Einige weitere Nachteile und Einschränkungen von Spreadsheets:
- Probleme mit der Datensicherheit und Unstimmigkeiten in Ihren Daten
- keine erweiterten Automatisierungs-, Analyse- und Berichterstattungsfunktionen
- keine Möglichkeiten zur Leistungsverfolgung
- keine Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit
- Inkompatibilität mit Marketing-, Kundensupport- und Analysetools von Drittanbietern
Kurz: Egal, ob Sie Excel-Tabellen oder Google Sheets verwenden, Spreadsheets sind keine skalierbare Lösung für die Verwaltung von Kundendaten.
Wie hilft eine CRM-Software bei Marketing, Vertrieb und Kundenservice?
Wenn Sie nach einer sicheren und skalierbaren Lösung zur Speicherung, Verwaltung und Analyse Ihrer Kundendaten suchen, dann ist ein CRM-System die richtige Wahl.
Spezialisierte CRM-Tools sind viel leistungsfähiger als gewöhnliche Tabellenkalkulationen. Warum? Sehen wir uns einige Schlüsselfunktionen an.
Erfassung detaillierter Kundendaten
Im Gegensatz zu einer Excel-Tabelle können Sie in einem CRM-System viel mehr Informationen speichern als nur grundlegende Kundendaten wie Name, Telefonnummer und Adresse. Eine CRM-Software kann als Ihre Single Source of Truth dienen – also Ihre einzige Datenquelle für sämtliche Kundeninteraktionen per E-Mail, Telefon, Webchat und mehr.
Ob Kundensupport oder Vertrieb, mit nur wenigen Klicks ist jedes Teammitglied über sämtliche früheren Käufe und Serviceanfragen im Bilde. Dies lässt Ihre Teams produktiver arbeiten und sorgt für ein reibungsloses Kundenerlebnis.
Automatisierungsfunktionen
Das Beste an einem CRM ist, dass Sie die Daten nicht manuell eingeben müssen. CRM-Plattformen sind mit beliebten Leadgenerierungstools wie LinkedIn Sales Navigator, Facebook-Werbeanzeigen und Anmeldeformularen auf Websites kompatibel. Neue Leads werden automatisch aus diesen Tools erfasst und die Daten sogar aktualisiert, wenn weitere Interaktionen stattfinden.
Die Automatisierungsfunktionen einer CRM-Software sind dabei nicht auf die Datenerfassung beschränkt. Bei Act! CRM können Sie beispielsweise automatisierte Workflows für das Lead-Nurturing einrichten, sodass Sie zeitnah bei interessierten Personen nachfassen und mehr Leads konvertieren können. Darüber hinaus sind Sie in der Lage, die Leistung des Vertriebsteams zu verfolgen und ineffiziente Teammitglieder zu identifizieren.
Aussagekräftige Analysen und Insights
Eine der größten Stärken moderner CRM-Systeme sind ihre hochentwickelten Analyse- und Berichterstattungsfunktionen. Um etwa saisonale Trends beim Kaufverhalten zu identifizieren, können Sie Vertriebsdaten aus verschiedenen Jahren vergleichen, was Ihnen bei der Planung neuer Marketingkampagnen hilft.
Darüber hinaus können Sie komplexe Analysen durchführen, um herauszufinden, warum Kundschaft abwandert oder bei Ihnen bleibt. Dabei stellen Sie vielleicht fest, dass die meisten, die innerhalb einer Woche nach ihrem ersten Kauf um Feedback gebeten werden, wieder bei Ihnen kaufen. Diese Insights können Ihnen helfen, die Kundenabwanderung zu minimieren.
Es ist absolut unkompliziert, diese Informationen in Form von Diagrammen aufzubereiten und Stakeholdern Dashboards und Berichte zukommen zu lassen.
Viele CRM-Plattformen lassen sich in spezialisierte Analysetools integrieren, sodass Sie noch mehr wertvolle Einblicke aus Ihren Kundendaten gewinnen. Außerdem sind sie mit Marketing-Automation-Tools kompatibel, um ganz einfach Kampagnen auf die Beine zu stellen und ihren Erfolg zu überwachen.
Manche Plattformen wie Act! verfügen sogar über integrierte Marketing-Automation-Funktionen. Sie brauchen also nur ein Tool, um Drip-E-Mail-Kampagnen zu erstellen und durchzuführen. Darüber hinaus sind viele CRM-Systeme heutzutage cloudbasiert und ermöglichen eine Zusammenarbeit in Echtzeit, selbst wenn Ihre Teammitglieder nicht am selben Ort sind.
Höhere Sicherheit
CRM-Plattformen sind sicherer als Spreadsheets. Act! CRM setzt Verschlüsselungsmechanismen und die Multi-Faktor-Authentifizierung ein, um unbefugten Zugriff auf sensible Kundendaten zu verhindern.
Wir müssen allerdings auch erwähnen, dass CRM-Lösungen mit Kosten verbunden sind. Lokal installierte CRM-Systeme können dabei aufgrund der benötigten Hardware und des Wartungsaufwands teurer sein als Cloud-Plattformen. Dazu kommt, dass Ihre Teammitglieder möglicherweise nicht mit der Benutzeroberfläche eines CRMs vertraut sind und sich erst einarbeiten müssen. Die Vorteile einer CRM-Lösung überwiegen die wenigen Nachteile jedoch bei Weitem, sodass sich der Umstieg für Ihr Unternehmen wirklich lohnen kann.
CRM oder Spreadsheets: Was ist insgesamt besser?
Gibt es beim Vergleich zwischen CRM-Systemen und Excel-Tabellen einen eindeutigen Sieger? Wenn Sie ein junges Unternehmen mit nur einem kleinen Kundenstamm führen, können Spreadsheets eine kostengünstige Lösung für die Verwaltung der Kundendaten sein.
Es besteht jedoch kein Zweifel, dass CRM-Plattformen eine Reihe von Vorteilen bieten, darunter automatisierte Workflows, erweiterte Analysefunktionen und leistungsfähige Integrationen. Cloudbasierte CRM-Lösungen wie Act! sind außerdem dazu konzipiert, die Zusammenarbeit und Mitarbeiterproduktivität zu fördern.
Starten Sie jetzt einen kostenlosen Test und sehen Sie selbst, wie Act! CRM die wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen kann.
